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» 2014年06月12日 10時00分 公開

甚さんの「コミュニケプレゼン」大特訓(9):走馬灯プレゼンはダメ! 技術者向けプレゼン“設計”とは (2/3)

[國井良昌/國井技術士設計事務所(Active Design Office),MONOist]
甚

そんじゃ、走馬灯と言われないための「枚数」の設計からへいるぜぃ! 図1を見ろ!


図1 プレゼン時間とパワーポイント枚数の関係(出典「ついてきなぁ!設計心得の見える化『養成ギブス』」日刊工業新聞社刊):当事務所のクライアント企業実績に基づく

 良君は「技術成果」を報告するので、図中の「報告型」を選択します。「技術成果発表大会の要綱」より、発表者の持ち時間は20分とのことなので、表紙を除くパワーポイントの枚数は「10枚」となります。

エリ怒

ええ! 10枚でいいんですか? あのブレザー部長ときたら、20分間で、何と50枚ものパワポをめくっていましたが。


甚

それがよぉ「自己流」「我流」ってやつだぜぃ。営業系や管理職系のコミュニケーションセミナーの弊害かもな。例えば、なるべく短い時間で全ての商品を紹介しようとすると、よくそうなる。


良泣

こんなデータがあったんですね。まさしく、技術者向け。知らなかったなぁ……、ちょっとショックですよ。


甚

さあさあ、表紙を除く枚数が10枚と決まったら、次は構成だ。機械設計で言えば、フレームや筐体(きょうたい)の設計だな。そんじゃ、表2を見ろ!


表2 技術系プレゼンと技術論文における定型構成(出典「ついてきなぁ!設計心得の見える化『養成ギブス』」日刊工業新聞社刊)

 20分の報告型プレゼンでは、パワーポイントの枚数は目標10枚です。ここまでは簡単に決定できましたね。さらに、技術系のプレゼン資料や論文には「お決まりの型」もしくは「お勧めの型」というものがあります。それが、表2に示した「技術系プレゼンと技術論文における定型構成」です。

甚

さっきも言ったけどよぉ、ここでは「組み立てる」の代わりに、オメェら向けに「設計する」とあえて表現するぜぃ!


良泣

じ……、甚さん、本当のことを言うと……、成果発表会で何を発表すればいいか、すごく迷っていたんです。それに、20分じゃ短すぎですよ……。


エリ

……さっきの自信は何だったのかしら。


甚

良君、実はみんなそうなんだぜぃ、安心しろ! 今から解決すんからよぉ。さっきの表2のグレー色部分を見てみろ。


 「一体、何を書けば良いのか?」「何を発表すれば良いのか」と悩んだとき、表2のいずれかの論法を選んで、当てはめて、文章や図表を準備していけばよいのです。

 例えば「8段論法(QCストーリー)」(表2 グレーの部分)は、以下の構成になります。

  1. テーマ選定の理由
  2. 現状把握
  3. 改善目標の設定
  4. 要因分析
  5. 対策の立案
  6. 対策の実施
  7. 効果の確認
  8. 歯止め

 まず「あなたが何を主張したいのか」、得意なテーマを選定します。次の「現状把握」とは、現状分析のことで聴衆に現状の不具合を訴えることです。「改善目標の設定」〜「効果の確認」までは、単語そのままの意味です。ただし最後の「歯止め」は聞きなれない単語だと思います。「歯止め」とは、再発防止策や、さらなる発展や展望を示すことです。

良真

うーむ、知らなかったことばかりで、またまたショック倍増! プレゼンはすごく理論的に作成していくものなんですね。


甚怒

「理論的」? その言葉、止めてくんねぇかい! これは理論じゃねぇ! あくまでも、パワポの「設計」だ。設計は理論じゃねぇんだ。設計とは、「使用目的の明確化」と「設計思想とその優先順位」の設定だ。そして……


エリ怒

その2つを裏付けるのが「理論」や「シミュレーション」ですね! 「理論」や「シミュレーション」は脇役よ、設計の主役じゃありません!


 表2で挙げた4つの論法のうち、「20分、10枚」のプレゼンにふさわしい論法はどれでしょうか。今回、「壇上でのプレゼン」とのことだったので、まず「3段論法」と「2段論法」は候補から消します。3段論法と2段論法による壇上プレゼンは、筆者は見たことがありません。この2つは、技術論文ではよく見ます。2段論法は、特にSNS(ソーシャルネットワーキングサービス)の投稿でも多用されます。

 残るのは、「8段論法」と「4段論法」ですが、以降は筆者の好みであり、当事務所のクライアント企業の実績から、「4段論法」を選択してみます。

 そして、表2を再構成、もとい再設計したのが以下の表3です。

表3 技術成果発表大会のパワーポイント作成事例(出典「ついてきなぁ!設計心得の見える化『養成ギブス』」日刊工業新聞社刊)

 表3の「4段論法の編集例」を参考にすると、パワーポイント10枚の内訳は、以下になります。

  • 改善の目的:1枚
  • 技術課題:2枚
  • 対策:4枚
  • 効果:2枚
  • 今後の展開:1枚

 技術者が作る資料なら、図表の挿入は必須です。これが「技術者向けのコミュニケプレゼンスキル」のポイントです。10枚の構成を決めたら、ふさわしい図表を挿入します。

 図表は以下の4枚は必要でしょう。

  • 技術課題:1枚
  • 対策:2枚
  • 効果:1枚

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